מתכונן לפרזנטציה? אמור להרצות בקרוב? קבעת פגישת מכירה עם לקוח? הוזמנת להרצות ביום עיון? יש לך פגישת צוות מחר?
רשימת הטיפים הבאה נצברה בעזרת ניסיון וידע עשיר. עבור עליה והצע לנו עוד.
ארבעה צעדים לפני
1. חזרה גנרלית
זה לא הזמן לספונטניות. כדי למנוע היצמדות לכרטיסיות ואתנחתות ארוכות למחשבה יש להתכונן ולהתאמן ורצוי מול קהל אפילו
של אדם אחד. ברר אצלו מה היה מענין או משעמם או מבלבל. ברר גם מה הוא זוכר בסופו של דבר. האם אלה הנקודות שרצית להדגיש?
אל תרפרף- שנן!
2. אימון שטח
בדוק את תקינות הציוד (מקרנים, מיקרופונים, שלטים ושיקופיות) בשטח וגם את שילוב הפעלתו בזמן המצגת.
בדוק איך אתה מסתדר עם הזמן המוקצב וחלק את הרצאתך לפרקי זמן.
3. תכנית מגירה
מה יקרה אם מכשיר לא פועל פתאום או השיקופיות נשכחו בבית?
4. ככה בונים חומה
אחרון הוא ראשון – פתח את המצגת בסיכום מצומצם של כל הנושא והמטרות של המצגת ורק אז עבור לחלק המעמיק והפרטני.
פתיחה, מטרה, סריקה, הצגה, סיכום ומסקנות.
עשה
* הצג את עצמך ואת הרקע המקצועי שנותן לך את ה"סמכות" להציג את הנושא.
* עמוד בזמנים שקצבת לעצמך לכל פרק של ההרצאה. עדיף לקצץ מעט מכל פרק ע"מ לא למצוא עצמך בסוף ההרצאה כשלא
נשאר לך זמן לפרק שלם.
* פתח את הרצאתך במשפט קליל ומתובל בהומור. בדיחה הקשורה לנושא היא רעיון מצוין.
* תבל את דבריך בתנועות ידיים, אך שים לב שאלו אינן מוגזמות.
* השתמש בשטח הבמה לצעידה איטית.
* התקרב והתרחק מהקהל.
* גוון באינטואיציות הקול- קול מונוטוני הוא מתכון בדוק לאיבוד הקשב.
* הסתכל ישר לכיוון הקהל וצור קשר עין.
* חזור על שאלה שנשאלה למען אלה שלא שמעו.
* האמן בדבריך- הקהל קולט את הביטחון.
* השתמש בהומור. הרבה.
* סכם בסוף ההרצאה את עיקרי הדברים בכמה משפטים קצרים וקולעים ואם זה מתאים, חלק חומר קריאה/סיכומים בסוף.
אל תעשה
* אל תתחבא מאחורי הסטנד.
* אל תשב מאחורי שולחן.
* אל תחזיק ידיים מאחורי הגב.
* אל תעמוד במקום.
* אל תנעץ מבטים בכפות רגליך או בתיקרה.
* אל תבזבז זמן על הרקע. התמקד הנושא.
* אל תיצמד לניירות ובטח אל תקריא את המצגת מתוכם.
* כאשר אתה מסביר על שקף מסויים, דבר לקהל ולא לתוך המסך. אם צריך, החזק אצלך דפים ובהם צילומים של השקפים.
* אל תעמוד עם הגב לקהל.
* המנע מתנועות גוף עצבניות שמושכות תשומת לב כגון “משחקים” עם העט או עם כפתור החולצה.
פרפרים
* הכנה מוקדמת. זה כל הסוד.
* הכן מצגת קצת יותר ארוכה מהזמן שמוקצב לך: כך לא יהיה סיכוי שפתאום לא יהיה לך על מה לדבר.
* בחר אדם אחד או שניים לפרק זמן קצר ודבר “רק” אליהם.
* כרטיסיות שבהן רשומה ההרצאה בראשי פרקים מהוות רשת ביטחון נוספת.
מראה מראה שעל הקיר
אין צורך להגזים, אך המראה קובע עד כמה יקחו אותך ברצינות כ"בעל דעה, עמדה והשפעה". הלבוש “ימכור” אותך ואת המוצר שלך ולכן השקע בו מחשבה.
זכור שאין דבר יותר לא רציני ממציג מרושל.
מילים מילים
למילים כח דרמטי. השכל לבחור מילים חזקות ומובילות.
לדוגמא: במקום אני חושב שתסכימו איתי, אמור: אני בטוח שתסכימו איתי.
במקום: אני מקווה שתתחשבו בזה, אמור: אני ממליץ שתתחשבו בזה.
העדף להשתמש בגוף שני. לדוגמא:
במקום: המשתתפים יצאו נשכרים, אמור: כמשתתפים אתם תצאו נשכרים
טכנולוגיות המילניום
כדאי ורצוי לנצל את האפשרויות הרבות של תקופת שפע זו בכל הנושא של העברת חומר ויזואלי ושמירה על רמת ענין וסקרנות גבוהה.
כלים זמינים ומתאימים: שיקופיות, מקרנים, מחשבים ניידים, וידאו, מערכות קול, מצביעי לייזר, מיקרופונים אל חוטיים ועוד
שים לב, שעזרים אלו יכולים גם להזיק:
* אל תתעסק עם הציוד יותר מדי תוך כדי העברת המצגת.
* בדוק את כל הציוד מראש ואז בדוק אותו שוב. אינך רוצה להיתקל בתקלות טכניות במהלך המצגת.
* הזהר מלהסתמך על עזרים באופן מוחלט. היה מוכן למצב שבו, למשל, הוידאו לא יפעל.
הכח שבחומר
* לאנשים החוזרים לארגונם ורוצים לשתף עמיתים או מנהלים בתכנים ששמעו.
* לאנשים הרוצים להתעמק בפרטים לאחר שחזרו למשרד.
* לאנשים שצריכים לדווח לממונים עליהם.
* לאנשים שירצו ליצור אתכם קשר בעתיד.
* לאנשים שרוצים להמליץ עליכם לגורם שלישי.
מצגת כפגישת מכירה
פתיחה
משעשעת/שימוש בעובדה מפתיעה/אקטואליה או שאלה מתריסה.
כניסה לעומק
בעת הצגת מוצר חדש ניתן לספר על מה שהיה לפני פיתוחו. מדוע כעת המוצר מתאים יותר לעתיד. פריסת השימושים הנרחבים של המוצר ותרומותיו הישירות. כמו כן אין כמו דוגמאות והשוואות כדי לתרום להבהרה
לקראת סיום
יש חשיבות רבה לתת ללקוח חלק בהשתתפות ובמקום רק לנאום על נפלאות המוצר ניתן להוסיף עניין ע"י שילוב שאלות המתאימות לפרזנטציה המאופיינת יותר כפגישת מכירה של המוצר שלכם:
ממה הכי התרשמת ממה שהראית לך עד עכשיו?
באילו תכונות היית רוצה שאתמקד?
לרוכש עבור ארגון: מה לדעתך יאהבו המנהלים האחרים? והיכן בארגון ישתמשו במוצר?
לאלו מטרות אתה חושב להשתמש במוצר?
האם המוצר פותר לך בעיה או צורך?
עם שאלות אלה ושאלות נוספות בסגנון הזה ירגיש הלקוח שגם הוא יוצא נשכר מהפגישה.
ארבעה צעדים אחרי
1. הודה לקהל.
2. דאג לחומר כתוב רלוונטי זמין והיה זמין בעצמך בתום המצגת.
3. חלק כרטיסי ביקור.
4. היה פתוח לפידבק – איך תיפקדת, מה נלמד, איך לשפר תקשורת.
